Las
reuniones tienen una razón de ser. Son una buena oportunidad para compartir
ideas y estar al tanto de lo que ocurre con nuestros compañeros de trabajo o
clientes. Sin embargo, para que una
reunión sea efectiva (entiéndase: productiva y que no se pierda tiempo), hay
ciertos pasos que se deben seguir. Si los
asistentes sienten que han perdido su tiempo no querrán volver a una reunión
contigo. Ten eso en cuenta.
1. Prepara una agenda con los temas del día. Calcula por
lo menos 30 minutos adicionales del tiempo estipulado para la reunión para
reponer el tiempo de tardanzas de los asistentes y el tiempo que toma el saludo.
- Aunque menciono la tardanza de los asistentes, una reunión debe comenzar a la hora estipulada. Quien llegue tarde es responsable de los temas que se perdió y debe entrar sin interrumpir la reunión. Los saludos, entonces, se dejan para el final.
2.
Utiliza la agenda para dirigir la reunión. Calcula,
aunque sea mentalmente, el tiempo de cada tema. Ten en cuenta que unos temas
toman más tiempo que otros. Y debe ser flexible.
- Si puedes distribuir la agenda de antemano, mejor. Así los asistentes se prepararán para el tema que les toca y se ahorra tiempo de la reunión en familiarizarse con la agenda, sino que se va directo al primer punto.
3.
Si te percatas de que un asunto no tiene solución, alguien
divaga del tema o toma demasiado tiempo, pasa al próximo tema y decide dejar
ese tema para una reunión futura en la que solamente se tome ese tema. Eso se
logra resumiendo los puntos que se han puesto sobre la mesa y llevando a
votación una posible solución.
4.
Si ves que el tiempo estipulado para la reunión no es
suficiente, habla con los asistentes y déjales saber que necesitas tiempo
adicional. En ese momento, los asistentes podrán decidir si pueden quedarse más
tiempo o si se termina la reunión en ese momento y se pauta una fecha nueva
para terminar los temas del día.
5.
El día antes de la reunión, debes enviar una
confirmación que sirva de recordatorio. Debes incluir fecha, hora y lugar.
- El tiempo es valioso. Por lo tanto, debes respetarlo. No cites a nadie a una reunión si realmente no lo necesitas.
6.
El mismo día de la reunión o al otro día, debes enviar
un mensaje de agradecimiento en el que los asistentes sepan que valoras su
tiempo y agradeces las aportaciones que hicieron a la reunión. En ese mismo
mensaje, puedes incluir una lista de las tareas que se asignaron durante la
reunión, que incluya el nombre de la persona a cargo de la tarea y la fecha en
la que la tarea debe estar completada.
Ahora
quiero conocer tus estrategias. ¿Cuáles te funcionan y cuáles has abandonado
para que tus reuniones sean efectivas? Compártelas aquí, por favor, así todos
aprendemos.
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