Los correos electrónicos son cartas, no son mensajes de texto

En mis años utilizando los correos electrónicos he visto como se ha flexibilizado la formalidad de estas comunicaciones, pienso que se debe a la informalidad de los mensajes de texto y a la facilidad de contestar los correos electrónicos desde el celular. Sin embargo, no podemos olvidar que los correos electrónicos son cartas electrónicas y deben seguir el formato de una carta tradicional. Por lo tanto, es necesario incluir:

• saludo
• cuerpo
• despedida

El saludo dependerá de la confianza que tengas con el destinatario, o sea, con la persona que recibe tu comunicación. Unos pueden ser más informales y otros más formales. Pero independientemente de la confianza que tengas, es importante incluir el saludo. Por ejemplo:

• Hola Fulana, (informal)
• Estimado Sr. Mengano: (formal)

Por ser un medio electrónico, el cuerpo debe tener párrafos cortos, que se entiendan y vayan al grano. Sin embargo, siempre debes ser amigable y cortés. No escribas cuando estás exageradamente feliz ni con coraje. Espera estar ecuánime para que puedas escribir adecuadamente.

El formato del correo electrónico provee un espacio para el “asunto” y ahí debes incluir una descripción de lo que trata tu mensaje. A diario, recibimos tantos mensajes que el asunto ayudará a tu lector/a a determinar si tiene que leer tu mensaje ahora o si puede esperar. Tampoco abuses, si no es urgente, sé honesta/o porque decir que algo es urgente cuando no lo es te resta credibilidad y la próxima vez que algo realmente sea urgente, tu lector/a no te hará caso.

En cuanto a la redacción, ofrezco estas guías:

• No escribas todo en mayúscula porque equivale a GRITAR. Lo menos que quieres es que tu lector/a piense que le estás gritando. 
• Verifica ortografía, acentuación y puntuación. El diccionario es tu amigo.

Por la inmediatez de la Internet, los correos electrónicos deben contestarse dentro de un tiempo razonable. Si eso implica que contestarás desde tu celular, ten en cuenta que no estás enviando un mensaje de texto, es un correo electrónico por lo que debes evitar las abreviaturas y debes incluir todas las partes (saludo, cuerpo, despedida).

Recuerda, además:

• borrar los mensajes viejos cuando des “forward”,
• contestar los mensajes solo a quien te escribió (“reply”) pues “reply-all” inundará el correo electrónico de quienes recibieron el mensaje original y, frecuentemente, no es necesario que todos lean tu respuesta;
• cuando contestes (“reply”), deja solo el mensaje que sea relevante a tu respuesta, así evitarás un tren interminable de mensajes innecesarios;
• usar “BC” (blind copy o copia oculta) cuando les escribas a muchas personas para que no se divulguen sus direcciones.

Por último, ten en cuenta la seguridad y nunca envíes nombre de usuario, contraseñas, números de tarjetas de crédito u otras cuentas por correo electrónico porque no sabes dónde terminará.