Consejos para una reunión exitosa

Las reuniones tienen una razón de ser. Son una buena oportunidad para compartir ideas y estar al tanto de lo que ocurre con nuestros compañeros de trabajo o clientes.  Sin embargo, para que una reunión sea efectiva (entiéndase: productiva y que no se pierda tiempo), hay ciertos pasos que se deben seguir. Si los asistentes sienten que han perdido su tiempo no querrán volver a una reunión contigo. Ten eso en cuenta.

1. Prepara una agenda con los temas del día. Calcula por lo menos 30 minutos adicionales del tiempo estipulado para la reunión para reponer el tiempo de tardanzas de los asistentes y el tiempo que toma el saludo.

 

• Aunque menciono la tardanza de los asistentes, una reunión debe comenzar a la hora estipulada. Quien llegue tarde es responsable de los temas que se perdió y debe entrar sin interrumpir la reunión. Los saludos, entonces, se dejan para el final. 

 

2.   Utiliza la agenda para dirigir la reunión. Calcula, aunque sea mentalmente, el tiempo de cada tema. Ten en cuenta que unos temas toman más tiempo que otros. Y debe ser flexible.

• Si puedes distribuir la agenda de antemano, mejor. Así los asistentes se prepararán para el tema que les toca y se ahorra tiempo de la reunión en familiarizarse con la agenda, sino que se va directo al primer punto. 

3.   Si te percatas de que un asunto no tiene solución, alguien divaga del tema o toma demasiado tiempo, pasa al próximo tema y decide dejar ese tema para una reunión futura en la que solamente se tome ese tema. Eso se logra resumiendo los puntos que se han puesto sobre la mesa y llevando a votación una posible solución. 

4.   Si ves que el tiempo estipulado para la reunión no es suficiente, habla con los asistentes y déjales saber que necesitas tiempo adicional. En ese momento, los asistentes podrán decidir si pueden quedarse más tiempo o si se termina la reunión en ese momento y se pauta una fecha nueva para terminar los temas del día. 

5.   El día antes de la reunión, debes enviar una confirmación que sirva de recordatorio. Debes incluir fecha, hora y lugar.

• El tiempo es valioso. Por lo tanto, debes respetarlo. No cites a nadie a una reunión si realmente no lo necesitas. 

 

6.   El mismo día de la reunión o al otro día, debes enviar un mensaje de agradecimiento en el que los asistentes sepan que valoras su tiempo y agradeces las aportaciones que hicieron a la reunión. En ese mismo mensaje, puedes incluir una lista de las tareas que se asignaron durante la reunión, que incluya el nombre de la persona a cargo de la tarea y la fecha en la que la tarea debe estar completada.

Ahora quiero conocer tus estrategias. ¿Cuáles te funcionan y cuáles has abandonado para que tus reuniones sean efectivas? Compártelas aquí, por favor, así todos aprendemos.

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